会议名称：校学生社团管理指导委员会2011-2012学年第二次办公例会
会议时间：10月26日（周三）16:50
会议地点：东区校团委会议室
会议主持：姚苏明
会议记录：肖鑫、刘洋
应到人员：朱东杰、杨 正、杨晓果、王 童、何昊华、姚苏明、赵 媛、冀 翼、张少杰、胡 虹、贺承浩、童声群、辛卫峰、赵文博、邢 威、王子松、吴 楠、张 群、肖苏东、学生魔术协会（筹）负责人、微博协会筹备小组负责人
实到人员：杨晓果、王 童、姚苏明、冀 翼、张少杰、胡 虹、童声群、辛卫峰、赵文博、邢 威、王子松、吴 楠、张 群、肖苏东、学生魔术协会（筹）负责人、微博协会筹备小组负责人
列席人员：李晨晖、肖鑫、刘洋
会议记录：
1、姚苏明同学宣读《关于校学生社团管理指导委员会委员部长增补及分工的决定》；
在场同学对新任干部委员表示热烈欢迎。
2、讨论校学生魔术协会申请成立事宜；
魔术协会介绍成立初期的情况，并回答与会人员的问题。
结果：经在座委员部长投票表决，同意其成立申请。
3、讨论校学生微博协会申请筹备事宜；
微博协会筹备小组负责人介绍发起微博协会的目的，
回答委员干部提出问题，
王童老师、姚苏明同学给出建议：
①缩短会员大会召开周期②会长任期一年，每年选举。
结果：经在做委员部长投票表决，同意其筹备申请。
4、讨论活动跟进事宜；
完善并通过了《学生社团活动跟进办法》及《学生社团活动跟进事项》。
5、冀翼同学介绍学生社团活动统一宣传方案；
目的：增进彼此了解
流程：前期筹备（拍摄小组）
跟进（跟进小组，活动新闻）
反馈（时间、地点、形式）
每周五预告，周二周三活动汇报
宣传展示（微博、BBS、人人）
建议：做好拍摄，给社团留作纪念
做成流程图，更加清楚直观
DV目前只给重点项目拍摄
6、讨论通过《校学生社团管理指导委员会各职位任务与职权明确》；
7、冀翼同学介绍西区学生社团办公室管理规定；
介绍：评比时间、频率、方式
评比公示及奖惩办法
与会人员提出建议，进行完善
8、各部负责人进行工作总结并汇报下阶段工作计划；
理论实践部：
总结：完善网上信息采集，开例会，举办联谊
计划：社团文化节跟进，开第二次例会
学术科技部：
总结：部门例会，配合文化节开幕，西区办公室的布置
计划：活动跟进，每周部门内部交流
文学艺术部：
总结：部门例会，培训和组织建设
计划：文艺沙龙，筹办文化节闭幕晚会，活动跟进
体育运动部：
总结：建立微博并进行统一培训，西区办公室抽屉分配，召开多项体育赛事
计划：新闻稿培训，跟进活动，配合社团文化节活动，办公例会
行政办公部：
总结：筹备社团文化节开幕，西区办公室分配，部门内部联谊
计划：完善跟进计划，活动宣传，文档整理，网站建设，DV拍摄，
西区办公室考核，配合社团文化节闭幕式
财务部：
总结：规范报销过程，干部培训
计划：培训干事，内部联谊，继续规范报销，全力配合闭幕式
9、王童老师讲话；
提出建议：财务工作应该每人都懂一些，培训时邀请各委员部长
主动，坚持工作，做实事，真正做到为社团服务
建立一本办公室值班记录，在办公室工作规范化
对计划工作不能忽视，调动积极性
10、集体学习《校学生社团管理指导委员会章程》；
杨晓果老师建议该章程可根据实际情况进行修订
11、会议结束
校学生社团管理指导委员会
2011年10月26日
[附件]
1. 《关于校学生社团管理指导委员会委员部长增补及分工的决定》
2. 《中国科学技术大学学生社团活动跟进办法(修改稿)》
3. 《中国科学技术大学学生社团活动跟进事项》
4. 《第十二届学生社团文化节“一周活动预告”及“活动精彩回顾”操作流程》
5. 《校学生社团管理指导委员会各职位任务与职权明确》
6. 《中国科学技术大学学生社团办公室管理规定》
7. 《中国科学技术大学学生社团办公环境评比办法》
8. 《中国科学技术大学学生社团办公环境评比表》
9. 集中学习材料：《校学生社团管理指导委员会章程》
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